Leitlinien für den Betrieb des Publikationsservers

1. Ziele und inhaltliche Kriterien für den Publikationsserver

Der Publikationsserver bietet Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente.

2. Der Sammelauftrag des Betreibers

Der Sammelauftrag des Betreibers des Publikationsservers umfasst die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller elektronischen Dokumente, die durch Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler veröffentlicht werden. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.

Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung auf dem Publikationsserver steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monografien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in Deutschland aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Schriftenserver zu veröffentlichen.

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber/innen der elektronischen Dokumente.

3. Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff „elektronisches Dokument” wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text, Grafik, Audio- oder Video-Sequenzen basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird.

Ein über den Publikationsserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

  1. Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
  2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
  3. Es entspricht den vom Betreiber vorgegebenen technischen Parametern.

4. Elektronische Dokumente, die über den Publikationsserver veröffentlicht und verbreitet werden

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Publikationsserver verbreitet:

  • Publikationen und Publikationsreihen der betreibenden Einrichtung mit wissenschaftlichen Inhalten.
  • Dokumente von aktuellen und ehemaligen ...
  • Publikationen von mit dem betreibenden Institut assoziierten Einrichtungen und Personen und Forscher/innen.

5. Technische Besonderheiten des Publikationsservers

  1. Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die Adressen werden als URNs (Uniform Resource Name) registriert. Die Administration und Pflege der URNs wird vom Betreiber garantiert. Ergänzend ist es möglich DataCite Digital Object Identifiers (DOIs) zu vergeben.
  2. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliografischen Metadaten, über alphabetische und klassifikatorische Ordnungen sowie dynamisch erstellte Listen und Indizes möglich.
  3. Die formalen und inhaltsbezogenen Metadaten zu den veröffentlichten Beiträgen können über eine standardisierte Schnittstelle (OAI-PMH 2.0), an etablierte wissenschaftliche Suchmaschinen (z.B. BASE und OAIster) weitergegeben werden. Daneben werden Suchbots über spezielle Tags in den Webseiten und eine Sitemap speziell unterstützt, um beispielsweise auch die Sichtbarkeit bei Google Scholar zu erhöhen. Dies gewährt eine globale Sichtbarbeit der hier eingestellten Daten.
  4. Die Archivierungsdauer der Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die Archivierungsdauer beträgt mindestens 5 Jahre. An einer OAIS-konformen Anbindung an LZA-Dienste wird derzeit gearbeitet. Ziel ist es, dass die Daten als SIP-Pakete ausgeliefert werden.

6. Organisatorische Regelungen

  1. Der Publikationsserver wird vom Betreiber XY betrieben. Die technische Betreuung des Katalogsystems (Rechercheinstrument für den Publikationsserver) erfolgt durch den Hosting-Dienst oder das Rechenzentrum ZZ.
  2. Die elektronische Veröffentlichung von Publikationen ist für die mit der betreibenden Einrichtung verbundenen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler kostenfrei.
  3. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Betreibers nach Absprache betreut oder durchgeführt. Arbeiten, die einen bedeutenden Mehraufwand erfordern, werden in Rechnung gestellt.
  4. Ansprechpartnerin für alle den Publikationsserver betreffenden Fragen ist:
    Max Mustermann
    Tel.: 0049-0123-456789
    E-Mail: max.mustermann@pub-betreiber.de
    Betreiber
    Weit Weg 7
    D-12345 Musterstadt

Wir danken der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin und den Kolleginnen der Universität der TU Clausthal. Deren Leitlinien für Hochschulschriftenserver wurden hier als Vorlage benutzt.